El SEPE ha actualizado su guía orientativa con cuestiones de procedimiento de necesario conocimiento para la gestión de los ERTE COVID-19 tras la publicación del Real Decreto-ley 18/2021, de 28 de septiembre.

Dentro de la Guía básica tramitación prestaciones por desempleo por ERTES COVID-19 del SEPE, podemos encontrar una nueva referencia actualizada a febrero de 2021: «Cuestiones de procedimiento sobre la gestión de los ERTE COVID-19 a partir de los RDL 30/2020, 2/2021, 11/2021 y 18/2021»

Dentro de las fichas informativas encontramos el análisis de distintas situaciones que pueden afectar a las prestaciones por ERTE COVID-19, como:

1. Situación de las prestaciones a partir de 01/10/2021 y de 01/11/2021

Las prestaciones extraordinarias por ERTE COVID vigentes a fecha 30 de septiembre se prorrogarán automáticamente hasta 31/10/2021 según establece la disposición transitoria única del RDL 18/2021.

Si se prorrogara la prestación, a partir de 01/10/2021, a un trabajador que no tuviera que percibirla, deberá comunicarse la baja a través del correspondiente fichero XML de periodos de actividad, que debe enviarse, excepcionalmente, antes del 20 de octubre de 2021.

2. Dinámica entre distintos ERTE COVID a partir de noviembre de 2021

A partir de 01/11/2021, una vez remitida la solicitud colectiva de prórroga de las prestaciones no será necesaria nueva solicitud colectiva. Solo será necesario remitir nueva solicitud colectiva para incorporar trabajadores que no estuvieran incluidos en la anterior, independientemente de los cambios entre tipos de ERTE COVID. Se remitirán los ficheros XML para el pago de la prestación mensual por los días en inactividad, total o parcial, sea cual sea el tipo de ERTE COVID.

3. XML: comunicación de periodos de actividad si se percibe prestación ERTE COVID-19

Se remitirá siempre fichero XML de actividad a partir del mes “noviembre 2021” para todos los trabajadores que deban percibir algún día de prestación en el mes, así como para informar las bajas o cualquier otra situación que afecte a la prestación. Esto incluye a los trabajadores en suspensión total (100% inactividad) para los que hasta 01/11/2021 no era obligatorio remitir fichero XML.

A partir del envío con la información de noviembre 2021 ES OBLIGATORIO enviar al SEPE el fichero XML informando de la actividad e inactividad de TODOS LOS TRABAJADORES en ERTE COVID, hayan tenido
actividad o no.

4. Prestaciones ERTE COVID?19 RDL 18/2021: contenido y remisión de ficheros XML5. Baja de la prestación extraordinaria por ERTE COVID definitiva o temporal

Mediante los ficheros XML mensuales se comunicará:

1. La inactividad total de los trabajadores en suspensión: a partir del RDL 18/2021 se requiere fichero XML con la información de actividad e inactividad de TODOS los trabajadores en ERTE COVID.
2. Las variaciones de jornada, indicándose los días trabajados o los DAE (días de actividad equivalente),
3. Las bajas por reincorporaciones a la actividad a su jornada habitual de los trabajadores que estaban en ERTE COVID-19, sea con carácter definitivo o temporal,
4. Las bajas de otra naturaleza, como pueden ser fin de contrato, despido, baja voluntaria, excedencia, …
5. La baja de trabajadores por subrogación de empresas. La empresa cedente enviará XML para comunicar la baja y la empresa cesionaria actuará según se indica en la ficha específica para la subrogación.
6. Vacaciones, marcadas en el calendario XML con la clave 06,
7. Las situaciones de IT y de maternidad/paternidad (que suponen la percepción de la prestación de nacimiento y cuidado de menor hasta su finalización), indicadas con el código 04,
8. Los festivos, con el código de actividad, 03, o inactividad, 01, según caiga el día en uno u otro intervalo.

5. Baja de la prestación extraordinaria por ERTE COVID definitiva o temporal

La baja de los trabajadores en la prestación, definitiva o temporal ‐porque vuelvan a su actividad habitual,
definitiva o temporalmente‐ se comunicará al SEPE a través de la aplicación certific@2: comunicación de
periodos de actividad (ficheros XML).

6. Baja de la prestación ERTE: otras causas distintas de la reincorporación a la actividad

La baja de los trabajadores en la prestación, definitiva o temporal —porque vuelvan a su actividad habitual, definitiva o temporalmente— se comunicará al SEPE a través de la aplicación certific@2: comunicación de periodos de actividad (ficheros XML).

El ultimo XML en el que se le incluirá será el correspondiente al mes de la baja de la prestación y se cumplimentará de la forma habitual, con la actividad e inactividad que haya tenido. El día de la reincorporación a la actividad será el último día señalado, e irá indicado con el código 03, o bien podrá indicarse con 03 todos los días desde la reincorporación. No se enviarán siguientes XML, salvo que el trabajador vuelva a estar afectado y corresponda reanudar la prestación.

Si no tiene que percibir prestación ningún día del mes de la reincorporación, no se enviará fichero XML

7. Comunicación de los días festivos en los ficheros de actividad (XML)

Dado que no se contemplan más de dos días de descanso semanal percibiendo la prestación, los días festivos no se podrán indicar como DESCANSOS (código 05, o D en el asistente simplificado
XML de la web) ni como vacaciones (código 06), salvo que realmente coincida el día con vacaciones disfrutadas. Tendrán que marcarse como de actividad-(03) o inactividad-(01), según quede ese día de fiesta en un intervalo de actividad o en uno de inactividad.

8. IT – comunicación de las bajas médicas de los trabajadores incluidos en ERTE

Una vez la persona trabajadora comunique la baja por enfermedad (también vale para maternidad/paternidad), la empresa lo comunicará al SEPE, tanto si la baja comienza en periodo de actividad como de inactividad del trabajador:

1.- A través de los periodos de actividad (XML) al SEPE, utilizando un generador de ficheros XML que vaya por códigos (no sirve el asistente simplificado de la web, que solo marca los días y horas de inactividad).

2.- Indicará, en el XML del mes en que ocurre la baja, con clave 04:

• Todos los días desde el inicio de la IT hasta su final, si ocurre en el mismo mes. El resto de días se cumplimentarán según corresponda de actividad o inactividad.
• Todos los días del mes desde el inicio de la IT . No volverá a incluir al trabajador en el XML hasta el alta médica, indicando entonces si pasa a actividad (código 03) o a inactividad (código 01).

9. IT – comunicaciones de los trabajadores en baja médica si están en ERTE COVID

Si la IT se ha iniciado durante el periodo de inactividad, el trabajador deberá comunicar la baja médica (y, en su caso, el alta médica posterior) directamente a través de los canales de comunicación habilitados, entre otros, el presencial –previa cita en la oficina de Prestaciones- o la pre-solicitud, vía preferente para esta comunicación.

Esto puede aplicarse también a casos de maternidad/paternidad, pasando la persona trabajadora a percibir la prestación por nacimiento y cuidado de menor, una vez interrumpida la prestación por desempleo.

Según el SEPE la mejora forma de comunicar las bajas y altas médicas al SEPE por parte del trabajador, es a través del envío del formulario de pre-solicitud, que se encuentra en la sede del SEPE:

1) Entrar en https://sede.sepe.gob.es/portalSede/flows/inicio.

2) Seleccionar PERSONAS.

3) Entrar en Formulario para pre-solicitud individual de prestaciones por desempleo.

4) Seleccionar la opción formulario

5) Seleccionar la opción Baja Prestación para la baja médica y la opción Incidencias para el alta médica.

Se cumplimentan todos los campos, indicando en observaciones la causa de baja, fecha baja, fecha de alta, entidad a cargo y si está en la empresa en reducción de jornada o en suspensión.

10. Subrogación de trabajadores de una empresa en ERTE a otra que continúa el ERTE COVID

La empresa cedente: comunica la subrogación a la Autoridad Laboral, a la Inspección de Trabajo, si en su día emitió informe, y al SEPE e informa de la baja de la prestación por ERTE COVID.

La empresa cesionaria: remite al SEPE la nueva solicitud colectiva de prestaciones ERTE COVID-19 en la que conste el NIF y CCC de la empresa y continua cumpliendo todas las obligaciones que inicialmente pudiera tener la empresa cedente, como la comunicación de los periodos de actividad de todos los trabajadores, o como la comunicación previa del calendario de actividad, a efectos del seguimiento de los ERTE por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

11. Protección extraordinaria por desempleo de los trabajadores fijos discontinuos

Durante el periodo que normalmente sería de actividad las personas con contrato fijo discontinuo y las que realizan trabajos fijos y periódicos que se repiten en fechas ciertas deben ser incorporadas a la actividad de la empresa en su jornada habitual, y, en caso de no ser posible por la COVID-19, afectarlas a un ERTE COVID.

En todo caso, se incorporará al ERTE COVID a los trabajadores FD que estén realizando actividad, pero en una jornada inferior a la habitual por limitación de la actividad relacionada con la pandemia. Se incluirá a estos trabajadores en la correspondiente solicitud colectiva por ERTE COVID (Excel lila) y se remitirán mensualmente los ficheros de actividad (XML).

12. Trabajadores fijos discontinuos con incorporación efectiva a la actividad-interrupciones

Los trabajadores FD incluidos en las medidas del RDL 18/2021 artículo 7 que se incorporen a la actividad ordinaria y tengan las interrupciones propias de la naturaleza de su contrato podrán percibir la prestación extraordinaria para FD durante los días sin actividad ordinaria.

Para solicitar estas prestaciones durante las interrupciones ordinarias, las personas trabajadoras se dirigirán individualmente al SEPE tanto para el alta inicial de la prestación extraordinaria de FD como para las sucesivas reanudaciones. Podrán acudir a su oficina de prestaciones, previa cita, o presentar solicitud por la sede del SEPE, o bien presentar formulario de pre-solicitud.

Para solicitar estas prestaciones durante las interrupciones ordinarias, las personas trabajadoras se dirigirán individualmente al SEPE tanto para el alta inicial de la prestación extraordinaria de FD como para las sucesivas reanudaciones. Podrán acudir a su oficina de prestaciones, previa cita, o presentar solicitud por la sede del SEPE, o bien presentar formulario de pre-solicitud.

13. Trabajadores fijos discontinuos que han terminado su campaña y pasan a inactividad

Los trabajadores FD que llegan al final de la campaña o del periodo de llamamiento podrán acceder a la prestación extraordinaria de FD al pasar a la situación de inactividad ordinaria.

El plazo para solicitar, en todo caso, será de 15 días hábiles, a contar desde la interrupción de la actividad o a partir del periodo de vacaciones no disfrutadas (art. 268 TRLGSS).

Esta prestación se podrá solicitar:

• Mediante solicitud colectiva (Excel azul) remitido por la empresa, previa autorización de cada trabajador para el tratamiento de sus datos. Será obligatoria la solicitud colectiva para los trabajadores FD que estuvieron afectados por el ERTE COVID durante todo o parte del periodo de actividad en 2021 (art. 7.1 RDL 18/2021).
• Mediante solicitud individual de la persona trabajadora, si la empresa no remite la solicitud colectiva de los trabajadores FD que no provienen de ERTE COVID.

14. Prestación extraordinaria ERTE con causa en el volcán de la isla de La Palma

Las prestaciones se reconocerán como suspensión total de la relación laboral. Se informará a través de los ficheros XML de comunicación de la actividad de los días que efectivamente corresponda pagar de prestación, sean reales o calculados (ver fichas elaboración XML). Se remitirá fichero XML de TODOS los trabajadores, se encuentren en inactividad total, parcial o en reducción de jornada.

15. Cuándo se remite la solicitud colectiva para ERTE COVID (Excel lila) y cuándo para FD (Excel azul)

a) Se utilizará la plantilla de solicitud colectiva ERTE (Excel lila) en los siguientes supuestos:

1.- Prórroga de prestaciones extraordinarias por ERTE COVID a partir del 1 de noviembre, siempre y cuando previamente se hayan prorrogado ante la autoridad laboral competente los ERTE COVID. Art.2 RD-L 18/2021
2.- Inclusión de trabajadores FD que, durante la campaña (periodo de actividad teórico), son afectados a un ERTE COVID.
3.- Nuevos ERTE COVID FM sin que haya habido otro ERTE COVID anterior desde marzo 2020.
4.- Solicitud de prestación extraordinaria por ERTE para afectados por el volcán de la isla de La Palma

b) Se utilizará la plantilla de solicitud colectiva FD (Excel azul) en los siguientes supuestos:

1. Fin de campaña de FD cuando los trabajadores han estado en algún momento en ERTE COVID. Art. 7 RDL 18/2021
2. Fin de campaña de FD cuando los trabajadores no estuvieron en ERTE COVID, si la empresa tiene la autorización de estos para la utilización de sus datos (esta vía agiliza el procedimiento).

Se solicitarán individualmente las prestaciones extraordinarias (alta inicial o reanudación) en estos casos:

1. Trabajadores en ERTE COVID que finalizan colocación a tiempo completo, para el retorno a la protección por ERTE. Deberán, además, informar a su empresa en ERTE para que les incluya en el fichero de actividad XML para que se genere pago.
2. Trabajadores FD que no vienen de ERTE COVID y no dieron autorización a la empresa para la solicitud colectiva de prórroga NOV21.
3. Trabajadores FD que, durante el periodo de fin de campaña, trabajan en otras empresas, para reanudar la prestación extraordinaria de FD.
4. Trabajadores FD en periodo de fin de campaña que agotan una prestación contributiva ordinaria de FD durante dicho periodo.
5. Trabajadores FD con interrupciones propias de su campaña, para reanudar la prestación que estén percibiendo.

16. Pago de las prestaciones extraordinarias: dinámica del proceso de ficheros XML

A partir del mes de información NOVIEMBRE 2021 (fichero a remitir en diciembre) solo se generará nómina mensual para el pago de los días de inactividad y descansos del periodo si se recibe en el SEPE el correspondiente fichero de comunicación de actividad (XML). De no remitirse el fichero, la prestación extraordinaria quedará de baja hasta que se reciba y procese un fichero XML conteniendo días a pagar. El hecho de remitir la solicitud colectiva (Excel lila) no implica el pago de la prestación.

Fuente: Guía básica tramitación prestaciones por desempleo por ERTES COVID-19 SEPE